Ehrenamtliche Mitarbeit, Arbeits-, Beschäftigungs- und Dienstverhältnisse

Bereits in den 1970er Jahren wurden Steuervergünstigungen für ehrenamtliche Übungsleiter/innen und Trainer/innen eingeführt. Der Gesetzgeber reagierte damit auf Bedarfe, die sich – vor allem für die Vereinsarbeit mit Jugendlichen – für bürgerschaftlich Engagierte im Sport-, Bildungs- und Kultursektor ergaben. Mit dem Vereinsförderungsgesetz von 1989 wurde der sogenannte Übungsleiterfreibetrag in der jetzigen Form entwickelt und fortgeschrieben. Seit dem Jahr 2013 galt die »Übungsleiterpauschale« als steuerfreie (und sozialversicherungsfreie) Aufwandsentschädigung in Höhe von 2.400 Euro (bis 2012: 2.100 Euro, bis 2006: 1.848 Euro). Mit dem Jahressteuergesetz 2020 wurde sie mit Wirkung zum 01.10.2021 auf 3.000 Euro angehoben. Die Übungsleiterpauschale gilt für bürgerschaftlich Engagierte, die im gemeinnützigen Bereich oder im Zweckbetrieb eines Vereins (oder für mildtätige oder kirchliche Zwecke oder für Körperschaften des öffentlichen Rechts) nebenberuflich pädagogisch tätig sind. Dabei kann es sich um Übungsleiter, Ausbilderin, Erzieher, Jugendleiterin, Betreuer, Pflegerin oder Künstler handeln. Grundlage der Anerkennung und zwingend für eine Steuerbefreiung ist die pädagogische Ausrichtung der jeweiligen Tätigkeit.

Mit dem »Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements« wurde ab dem Jahr 2007 die steuer-(und sozialversicherungs-)freie »Ehrenamtspauschale« eingeführt. Sie ergänzt die Übungsleiterpauschale und gilt generell für Einnahmen aus jeglicher nebenberuflicher Tätigkeit, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecke dient. Seit dem Jahresbeginn 2021 beträgt der Freibetrag 840 Euro pro Jahr (2013 bis 2010 720 Euro / Jahr, davor 500 Euro / Jahr). Die Ehrenamtspauschale kann an alle ehrenamtlich Tätigen (Mitglieder wie Nicht-Mitglieder) ausbezahlt werden und gilt im Grunde für jede Tätigkeit im gemeinnützigen Bereich oder im Zweckbetrieb eines Vereins. Anders als beim Übungsleiterfreibetrag ist die Ehrenamtspauschale nicht auf bestimmte Tätigkeiten beschränkt, sie gilt gleichermaßen für Büro-, Reinigungs-, Hausmeisteraufgaben oder sonstige Tätigkeiten im Verein. Die Tätigkeit als Mitglied des Vorstands setzt einen entsprechenden Passus in der Satzung voraus.

Damit diese steuerfreien Aufwandsentschädigungen steuerrechtlich auch anerkannt werden, müssen – neben der genauen Abgrenzung der Tätigkeitsbereiche –weitere Bedingungen beachtet werden.

Als nebenberuflich gilt eine Tätigkeit, die nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeit-Erwerbstätigkeit in Anspruch nimmt. Bei tariflichen Wochenarbeitszeiten von 35 bis 42 Stunden liegt dieser nebenberufliche maximale Arbeitszeitrahmen bei 11 bis 14 Stunden. Gleichartige Tätigkeiten werden dabei addiert.

Auftraggeber einer Tätigkeit im Rahmen des Übungsleiter- oder Ehrenamtsfreibetrags können ausschließlich gemeinnützige, kirchliche oder öffentlich rechtliche Körperschaften sein. Es muss sich um Tätigkeiten im Rahmen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke handeln.

Entsprechende Vereinbarungen über nebenberufliche Tätigkeiten auf Basis von steuerfreien pauschalen Aufwandsentschädigungen benötigen in jedem Fall eine schriftliche Vertragsgrundlage. Als Nachweis der anerkannten Gemeinnützigkeit des Vereins muss der Verein beim Finanzamt die aktuelle Freistellungsbescheinigung vorlegen.

Im Falle der ehrenamtlichen Tätigkeit von Mitgliedern und Nicht-Mitgliedern darf die Satzung die Zahlung von Vergütungen nicht verbieten. Bei älteren traditionsreichen Vereinen war dies häufig der Fall. Der in der Satzung verankerte Grundsatz der Selbstlosigkeit (»Die Mitglieder des Vereins dürfen in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten«) steht nicht im Widerspruch zu Vergütungen für die Mitarbeit im Verein, da hier unentgeltliche Zuwendungen (ohne Gegenleistung) gemeint sind.

Die Vorstandstätigkeit ist grundsätzlich ehrenamtlich. Um die Ehrenamtspauschale als Vergütung der Vorstandstätigkeit nutzen zu können, muss in der Satzung in jedem Fall ein Passus stehen, der die Vergütung ausdrücklich zulässt.

Die beiden pauschalen Aufwandsentschädigungen können im gleichen Verein grundsätzlich auch für hauptberufliche Mitarbeiter/innen vereinbart werden. Allerdings darf die zugrunde liegende nebenberufliche Tätigkeit dann nicht als Teil der hauptberuflichen Tätigkeit gelten.

Ebenso ist es möglich, nebenberufliche Tätigkeiten im Rahmen der Übungsleiter- und der Ehrenamtspauschale parallel auszuüben und beide Vergütungen zu erhalten. Voraussetzung ist, dass es sich jeweils um unterschiedliche Tätigkeiten handelt, die auch durch entsprechende Verträge klar voneinander abgegrenzt sind. Es ist nicht möglich, für die gleiche Tätigkeit die Übungsleiterpauschale durch die Ehrenamtspauschale »aufzustocken« (ganz abgesehen von der Frage ob der Zeitumfang der Tätigkeit noch als nebenberuflich interpretiert werden könnte).

Übungsleiter- wie Ehrenamtspauschale können jeweils nur einmal pro Jahr und Person als steuerfreie Vergütung in Anspruch genommen werden. Der Verein ist verpflichtet, sich von den nebenberuflich Tätigen schriftlich bestätigen zu lassen, dass sie die steuerfreie Vergütung nicht an anderer Stelle ein weiteres Mal in Anspruch nehmen. Beide Vergütungsarten können durch den zusätzlichen steuerfreien Auslagenersatz gegen Nachweis – im Rahmen der Bestimmungen über Betriebsausgaben- oder Werbekostenabzug – ergänzt werden.

Beide Pauschalen können zudem mit anderen parallelen Vergütungen für nebenberufliche Tätigkeiten, wie etwa mit einer geringfügigen Beschäftigung bis zu 450 Euro (Minijob), kombiniert werden.
Nachweis

Wird das bürgerschaftliche ehrenamtliche Engagement im Rahmen einer selbstständigen nebenberuflichen Tätigkeit – die bei weniger als 6 Stunden pro Woche (24/Monat) in der Regel angenommen wird – vergütet, ist der Empfänger im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung in der Nachweispflicht. Ist sie an eine abhängige Beschäftigung (z.B. auch durch Kombination mit einer hauptamtlichen sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit gekoppelt), muss der Verein die entsprechenden Nachweise im Lohnsteuerabzugsverfahren erbringen.

Es empfiehlt sich, für alle nebenberuflichen ehrenamtlichen Tätigkeiten schriftliche Vereinbarungen zu schließen, aus der die Art der Tätigkeit, die Dauer, die Vergütung im Rahmen der steuerfreien Aufwandspauschale und ggf. auch der Zeitumfang hervorgehen. Wichtig ist außerdem die Erklärung über die einmalige Inanspruchnahme.

Werden Mitarbeiter/innen über den Rahmen der steuerfreien pauschalen Aufwandsentschädigung hinaus bezahlt und beschäftigt, betritt der Verein ein relativ komplexes Terrain, das von arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen bestimmt ist. Eine einigermaßen rechtssichere Gestaltung solcher Beschäftigungs- oder freier Dienstverhältnisse ist ohne – zumeist externe – fachkundige Unterstützung (Lohnbuchhalter, Steuerberaterinnen, Rechtsanwälte) kaum zu bewältigen.
Mit dem Abschluss von Dienstverträgen (§ 611 BGB), sei es in der Form von Arbeitsverträgen bei abhängiger Beschäftigung in Voll- oder Teilzeit oder in Form freier Dienstverträge als Honorar oder Werkverträge, stellen sich dem Arbeitgeber Verein rechtliche Anforderungen und Risiken, auf die im Rahmen dieser Publikation nur kursorisch hingewiesen werden kann. Der Verein sollte sich zumindest durch eine versierte Lohnbuchhaltung unterstützen lassen.

Abhängige Beschäftigung begründet für den Verein eine Reihe von Pflichten, u.a. die

• Fürsorgepflicht (§§ 617-619 BGB) zur Schaffung weitgehend risikoloser Arbeitsbedingungen (über Arbeitsstättenverordnung, Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsgesetz)

• Vergütungspflicht, die eventuell eine tarifliche Bindung enthält, vor allem aber auch die Entgeltfortzahlung für gesetzliche Feiertage oder im Krankheitsfall (bis zu sechs Wochen).

Nach dem Lohnsteuerrecht ist der Verein verpflichtet, von der Vergütung der Arbeitsnehmer/innen monatlich die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer abzuziehen und (elektronisch) an das Finanzamt abzuführen. Grundlage bildet die Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers (über die ELStaM-Datenbank als »elektronische Lohnsteuerkarte«) mit den entsprechenden Eintragungen.

Für jede Arbeitnehmer/in muss ein Lohnkonto geführt werden, das Höhe und Auszahlungsdatum des steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohns, des steuerfreien Kostenersatzes, des geldwerten Vorteils oder der Sachbezüge verzeichnet.

Als Arbeitgeber ist der Verein zudem verpflichtet, die Beiträge in der Sozial­versiche­rung korrekt zu berechnen und fristgerecht an die Krankenkasse der Beschäftigten abzuführen. Es handelt sich um die Beiträge zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung – einschließlich des Zusatzbeitrags für Kinderlose. Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung müssen an die zuständige Berufsgenossenschaft abgeführt werden und ggf. Umlagen nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz oder Mutterschutzgesetz.

Das Steuer- und Sozialversicherungsrecht verpflichtet den Verein als Arbeitgeber dazu, die beitragsrelevanten Daten – in jährlichen Übersichten zusammengefasst – an Finanzamt und Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Das Abrechnungs- und Meldeverfahren ist in beiden Bereichen auf elektronischem Wege organisiert. Die Finanzämter für den (lohn-)steuerlichen Bereich und die Deutsche Rentenversicherung für den sozialversicherungsrechtlichen Bereich haben relativ weitreichende Kontroll- und Überprüfungsrechte. Ein Verein kann sich auf regelmäßige Betriebsprüfungen einstellen.

Bei der Gestaltung und beim Abschluss von Arbeitsverträgen sind eine Reihe arbeitsrechtlicher Aspekte zu beachten. Wichtige Punkte sind die Befristung, Aufhebung oder Kündigung der Beschäftigungsverhältnisse.

Vereine nutzen häufig Sonderformen abhängiger Beschäftigung, die mit pauschalierten Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen verbunden sind.

Bei der kurzfristigen Beschäftigung (§ 40 a Abs. 1 EStG) kann ein Arbeitsverhältnis begründet werden, das auf ein Jahr befristet ist. Ein solches Arbeitsverhältnis darf

• insgesamt 50 Tage pro Jahr nicht überschreiten

• jeweils nicht mehr als 18 zusammenhängende Arbeitstage vorsehen und

• einen Stundenlohn von maximal 12 Euro oder einen Betrag von 62 Euro pro Arbeitstag beinhalten.

Für diese kurzfristige Beschäftigung werden ein pauschalierter Lohnsteuersatz von 25 Prozent, der Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer erhoben. Sozialversicherungsbeiträge müssen im Rahmen der Sozialversicherungsfreiheit nicht entrichtet werden.

Bekannter und verbreiteter ist die geringfügige Beschäftigung (Minijob, aktuell bis zu einer Höhe von 450 Euro). Der Arbeitgeber übernimmt die Sozialabgaben in Höhe von 30 Prozent und führt sie an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ab. Für Arbeitnehmer/innen gilt eine Aufstockungspflicht des Rentenversicherungsbeitrags auf den anrechnungsfähigen Regelbeitrag von 18,9 Prozent. Auf Antrag kann der oder die Arbeitnehmer/in von dieser Pflicht befreit werden. Ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis, das von Steuer und Sozialversicherungsbeiträgen befreit ist, kann von einem Arbeitnehmer/einer Arbeitnehmerin neben einer sozialversicherungspflichtigen oder selbstständigen Hauptbeschäftigung nur einmal in Anspruch genommen werden.

Wenn zusätzliche personelle Ressourcen für die Vereinsarbeit gebraucht werden, entscheiden sich Vereine häufig für den freien Dienstvertrag. Darunter sind Honorar- oder Werkverträge zu verstehen, die mit dem Ziel abgeschlossen werden, ein bestimmtes Projekt abzuwickeln oder ein bestimmtes Arbeitsergebnis zu erzielen. Bei einem Dienstvertrag werden alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten auf die Auftragnehmer/innen verlagert. Aus der Sicht eines Vereins ist das ein wichtiger Anreiz für eine solche Vertragskonstruktion. Allerdings ist auch hier der Verein als Arbeitgeber verpflichtet, die Voraussetzungen einer selbstständigen (freiberuflichen) Honorartätigkeit zu prüfen. Liegen sie (nach entsprechenden Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung) nicht vor, können leicht Nachforderungen an Sozialversicherungsbeiträge von über 30 Prozent der Honorarsumme rückwirkend über lange Zeiträume gestellt werden. Kriterien einer tatsächlich selbstständig, freiberuflichen Tätigkeit (in Abgrenzung vom Arbeitnehmerstatus) sind in der Regel

• mehrere Auftraggeber/innen,

• fehlende Weisungsgebundenheit und Abhängigkeit,

• keine direkte Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers,

• freie Gestaltung der Arbeit und der Arbeitszeit,

• Unternehmerrisiko (Erfolgsabhängigkeit),

• eigenes Betriebskapital,

• eigene Arbeitsstätte und Arbeitsmittel,

• eigene Haftung und Haftungssicherung und

• Anerkennung durch das Finanzamt (ggf. auch Gewerbeanmeldung).

Gibt es Zweifel, ob die Voraussetzungen für eine selbstständige Beschäftigung gegeben sind, kann über die Deutsche Rentenversicherung ein sogenanntes Statusfeststellungsverfahren durchgeführt werden. Auf diese Weise kann ein Verein sicherstellen, dass ein korrekter Honorar- oder Werkvertrag abgeschlossen wird.

Die Arbeit als geschäftsführender Vereinsvorstand im Verein basiert nach Paragraf 27 BGB auf dem Grundsatz der ehrenamtlichen Tätigkeit. Auf dieser Grundlage haben Vorstandsmitglieder Anspruch darauf, dass ihre Auslagen im Zusammenhang mit der Vorstandstätigkeit erstattet werden. Mit dem »Gesetz zur Stärkung des Ehrenamts« wurde der Grundsatz der ehrenamtlichen Vorstandstätigkeit noch einmal verstärkt (§ 27, Absatz 3, Satz 2 BGB): »Die Mitglieder des Vorstands sind unentgeltlich tätig«.

Ein Verein kann von dieser Regelung abweichen (§ 40 BGB), dies setzt allerdings voraus, dass eine entsprechende Bestimmung in die Satzung aufgenommen wird. Vorstandsmitgliedern kann für ihre Geschäftsführungsarbeit beispielsweise die Ehrenamtspauschale als steuerfreie Aufwandsentschädigung (§ 3 Nr. 26a EStG) zugesprochen und ausbezahlt werden. Bei größeren Vereinen ist es möglich und verbreitet, auch hauptamtliche Geschäftsführungspositionen für Mitglieder des Vorstands zu schaffen oder einen hauptamtlichen Geschäftsführer einzustellen. Dies ist im Grunde für die meisten der hier angedeuteten Formen eines Dienstvertrags möglich. Für alle Formen gilt, dass mit einer entsprechenden Satzungsbestimmung und »angemessenen« Vergütungsform die gemeinnützigkeitsrechtliche Grundlage geschaffen werden muss.

Vorstandsmitglieder können grundsätzlich auch andere Formen der Mitarbeit (beispielsweise Projekttätigkeit, Übungsleiter) übernehmen. Bei allen Arten von Dienstverträgen zwischen dem Verein und einzelnen Vorstandsmitgliedern sind In-sich-Geschäfte (§ 181 BGB) verboten: Ein Vorstandsmitglied kann nicht mit sich selbst einen Dienstvertrag abschließen.