Räumlichkeiten
Die erforderliche Größe der Veranstaltungsräume richtet sich nach der geschätzten Personenzahl. Neben einem ausreichend großen Raum für Plenumssitzungen sind in der Regel mehrere kleinere Räume für Arbeitsgruppen erforderlich. Orientieren Sie sich bei der Auswahl der Räumlichkeiten wie bei allen sonstigen Entscheidungen an der Art der Veranstaltung und dem Teilnehmer/innenkreis. Unter Umständen müssen Sie beispielsweise bestimmte Komfortansprüche berücksichtigen.
Wenn es finanzierbar ist, sollten Sie die Räumlichkeiten u.U. nicht nur für die reine Veranstaltungsdauer, sondern einen halben Tag vorher und nachher mieten. Wenn die Räume nämlich bis zur letzten Minute von anderer Seite in Anspruch genommen werden, besteht die Gefahr, dass Sie mit dem Einbau der Einrichtungen, mit der Saaldekoration etc. nicht rechtzeitig fertig werden.
Sitzanordnung
Wichtig ist, welche alternativen Sitzordnungen möglich sind. Ziel und die Art der Veranstaltung (Seminar, Konferenz, Kongress etc.) bestimmen die Sitzanordnung.
Beispielsweise für ein Seminar:
- eine Halbkreisform mit und ohne Tische (in größeren, breiteren Räumen)
- eine Hufeisenform mit oder ohne Tische (in kleineren, schmalen Räumen)
- eine runde bzw. ovale Sitzanordnung mit und ohne Tische (in entsprechend großen Räumen)
Die Sitzanordnung lässt sich mit folgenden Fragen prüfen:
- Können alle Teilnehmer/innen problemlos untereinander Blickkontakt halten?
- Ist die Entfernung zwischen den beiden äußersten Punkten der Sitzanordnung so, dass sich die Teilnehmer/innen noch gut verständigen können?
- Sind die Referenten/innen von allen Plätzen gut sichtbar?
- Ist die Tafel bzw. Projektionsfläche von allen Plätzen zu sehen?
- Sind die vorgesehenen herausgehobenen Sitzplätze (z.B. für Vorstandsmitglieder, Ehrengäste) realisierbar?
Je nach Arbeitssituation sollten sich die Räume ggf. schnell umbauen und die Sitzordnung verändern lassen.
Diese Online-Praxishilfe basiert auf der Publikation
Eine Veranstaltung planen – Tipps und Anregungen
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