Verhandlungen und Verträge
- Schriftliche Vereinbarungen Versicherungen / GEMA Verhandlungen mit dem Tagungshaus

Versicherungen / GEMA

Machen Sie sich Gedanken über mögliche Notfälle. Alle Mitglieder des Tagungsteams sollten eine Liste mit wichtigen Notrufnummern (nächstes Krankenhaus, Feuerwehr, Notarzt) bei sich haben. Alle sollten wissen, wo das nächste Telefon ist. Sprechen Sie im Team vorher darüber, was im Notfall passieren muss, wer sich um was kümmert.

Wenn die Risiken nicht anderweitig abgedeckt sind, sollten Sie eine Haftpflicht- und Unfallversicherung für die Teilnehmer/innen und Mitarbeiter/innen abschließen.

Neben Personenschäden kann es auch zu Sachschäden kommen. Das kann vorsätzlich passieren (Diebstahl, Vandalismus), durch einen Unfall oder durch fahrlässiges Verhalten entweder derjenigen, die für den Veranstalter tätig sind oder der Teilnehmer/innen selbst. Praktisch immer haftet der Veranstalter. Klären Sie die Haftung des Vermieters bei Diebstahl, Feuer, Unfall. Sind etwaige Schäden nicht durch Versicherungen des Veranstaltungshauses abgedeckt, empfiehlt sich der Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung. Sie wird oft sogar vom Vermieter verlangt.

Nicht alle Versicherungen schließen eine solche Veranstalterhaftpflichtversicherung ab. Unabhängige Versicherungsbüros können Auskunft über entsprechende Möglichkeiten geben.

Führen Sie häufiger größere Veranstaltungen durch, kann es kostengünstiger sein, einen Gesamtvertrag für alle Veranstaltungen abzuschließen als jeweils einen neuen für eine konkrete Veranstaltung.

Bei größeren und aufwändigeren technischen Anlagen (Musikanlagen, Mischpult, Simultandolmetscheranlage etc.) sollten Sie die Haftung mit den jeweiligen Firmen abklären.

Einige Versicherungen treten nicht ein für Schäden, die durch schuldhaftes Verhalten der Teilnehmer/innen entstehen. Sie haften nur für vom Veranstalter verursachte Schäden. Schäden an gemieteten Gegenständen sollten eingeschlossen sein (evtl. Zusatzklausel). Prüfen Sie die Versicherungsbedingungen genau.

GEMA

Falls Sie im Rahmen Ihrer Veranstaltung Auftritte von Musikgruppen, eine Disko, Theatermusik o.ä. planen, müssen diese »musikalischen Einspielungen« grundsätzlich vorher bei der Gesellschaft für musikalische Aufführungsrechte und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) angemeldet werden. Die Gebühren richten sich nach der Größe des Veranstaltungsraumes, der Höhe der Eintrittsgelder sowie nach der Dauer der musikalischen Darbietungen.