Vorbereitungsteam

Für die Planung und Durchführung aller mit der Organisation einer Tagung zusammenhängenden Arbeiten sollten Sie ein Organisationsteam bilden. Aufgaben dieses Teams sind die Vorbereitung, (Planung, Konzeption, Beschaffung, Werbung), Durchführung (Ablauf) und die Nachbereitung (Abschluss, Auswertung) der Veranstaltung. Ein Team verringert die Gefahr, dass schwere Fehler unterlaufen, erheblich. Innerhalb des Teams sollten sich die Aufgaben nach den Fähigkeiten und der Interessenlage der Einzelnen verteilen.

Das Vorbereitungsteam sollte eine verantwortliche Ansprechperson bestimmen, die den Gesamtüberblick behält und die Arbeiten koordiniert. Von ihrem Engagement und ihren Fähigkeiten ist die Organisation und das Gelingen der Tagung zum großen Teil abhängig.

Zur eigenen Kontrolle ist es am besten, wenn schon an der Vorbereitung der Tagung einige der vorgesehenen Teilnehmerinnen beteiligt werden. Es kann sich ein kleines Vorbereitungsteam von drei bis vier Leuten bilden, das die Zielgruppe repräsentiert. Auf diese Weise wird weitgehend verhindert, dass an deren Interessen und Bedürfnissen vorbeigeplant wird.

Die Zusammensetzung des Vorbereitungsteams sollte sich an den für die Tagungsorganisation und -durchführung erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen (z.B. fachliche Kompetenzen, Erfahrung mit Presse· und Öffentlichkeitsarbeit, Erfahrungen mit Arbeitsmethoden etc.) orientieren.

Das Vorbereitungsteam sollte regelmäßig zusammenkommen, den Stand der Dinge bereden und mögliche Pannen und Versäumnisse ausbügeln. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder bestens informiert sind. Es besteht sonst die Gefahr, dass es zu Konflikten kommt. In das schriftliche Protokoll der Vorbereitungssitzungen sollten alle Entscheidungen, Arbeitsaufgaben, Zuständigkeiten und Termine aufgenommen werden. Das Protokoll kann allerdings nur Früchte tragen, wenn alle Teammitglieder ein Exemplar in die Hand bekommen.

Zeit, Engagement und Aufwand, die in die Tagungskonzeption investiert werden, zahlen sich meist in den inhaltlichen Ergebnissen vielfach wieder aus. Es lohnt sich, die Konzeption einer Tagung mit möglichst vielen unabhängigen »Fachleuten« und »normalen« Menschen immer und immer wieder durchzusprechen: was sie davon halten und wozu sie Ihnen raten. Die inhaltliche Feinarbeit braucht  Zeit. Lieber einmal zu viel gefragt, als einen wichtigen inhaltlichen Aspekt zu vergessen oder zu  übersehen.