Art der Veranstaltung

Seite 1: Veranstaltungsarten

Aus den formulierten Veranstaltungszielen leitet sich die Art der Veranstaltung ab:

Mitarbeiter/innen- Treffen Besprechungen (2-10 Teilnehmer/innen) kommen meist eher spontan zustande, der Gesprächsbedarf ist in der Regel weniger komplex. Der Organisationsaufwand ist gering.
Workshop Bei Workshops (10-20 Teilnehmer/innen) geht es in der Regel um Informationsaustausch, die Erarbeitung von handlungsorientierten Problemlösungen, Entscheidungsvorbereitung oder Vorbereitung von Diskussionen. Workshops haben einen gewissen inhaltlichen Vorlauf, der Arbeitsraum muss mit Visualisierungshilfsmitteln ausgestattet werden.
Seminar Seminare werden in vielfältigen Formen durchgeführt. Seminarelemente können sein: Kurzreferate zu Einzelthemen, mit anschließender Diskussion in Arbeitsgruppen (7–12 Teilnehmer/innen), Vortragen der Gruppenergebnisse im Plenum, Plenumsdiskussion, Zusammenfassung und ggf. Beschlüsse. Manchmal werden die Arbeitsgruppen zu bestimmten Themen erst am Tagungsort von den Teilnehmern/innen festgelegt.
Tagung Kennzeichnend sind Vorträge und Referate zu verschiedenen Aspekten eines Tagungsthemas, oft werden auch neue Erkenntnisse präsentiert. Die Themen werden bereits vor der Tagung aufgeteilt. Unter Umständen bilden sich bereits im Vorfeld der Tagung (ab 50 Teilnehmer/innen) Arbeitsgruppen, die mit entsprechenden Beschlüssen und konkreten Empfehlungen zur Tagung kommen und die Arbeitsgruppenergebnisse im Plenum zur Diskussion stellen (Prinzip beispielsweise der evangelischen Kirchentage). Manche Veranstalter wiederholen Tagungen in bestimmten zeitlichen Abständen (Tagungszyklus).
Konferenz Konferenzen (bis zu 50 Teilnehmer/innen) nehmen in der Regel einen entscheidungsorientierten Verlauf, meist stehen mehrere, oft strittige Themen zur Diskussion, die häufig durch Abstimmungen festgelegt werden.
Kongress Im Mittelpunkt von Kongressen (ab 300 Teilnehmer/innen) stehen Fachvorträge und der erfahrungsaustausch. Diese Veranstaltungsform hat immer auch den Charakter einer Informationsbörse, bei der informelle Kontakte eine große Rolle spielen. Kongresse sind oft mehrtägig und mehrsprachig, meist wird ein Rahmenprogramm angeboten.
Gremiensitzung Vorstand, Ausschuss, Kommission, Kuratorium etc. treffen sich zu ihren regelmäßigen Besprechungen.
Mitglieder-
versammlung
Die Mitglieder von Organisationen und Institutionen treffen sich zu ordentlichen oder gelegentlich auch außerordentlichen Versammlungen.
Symposium Diese Veranstaltungsform (50 - 300 Teilnehmer/innen) dient ausschließlich der Fachinformation. Fachleute äußern sich – streng an ihr Fachgebiet gebunden – zu einer thematisch vorgegebenen Fragestellung. Eine Diskussion zwischen den Experten und/oder mit dem Publikum ist nicht vorgesehen, das Publikum greift nur mit Fragen zur Klärung des Themas ein. Wegen der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung (z.B. Referent/innengewinnung, Einladungs-/Anmeldeverfahren, Buchung des Veranstaltungsortes) ist eine gewisse Vorlaufzeit einzuplanen.
Pressekonferenz Die Pressekonferenz ist ein klassisches Instrument der Medienarbeit. Sie ist eine Veranstaltung, bei der eine Organsiation, Institution, ein Verband oder ein Verein über aktuelle oder wichtige Ereignisse und Entwicklungen berichtet und mit den Journalisten spricht. Eine Pressekonferenz muss sich für die Journalisten lohnen, sie müssen Informationen und Nachrichten von herausragender Bedeutung aus erster Hand erhalten.
Podiums-
diskussionen
Podiumsdiskussionen sind immer dann angezeigt, wenn verschiedene Meinungen gegenübergestellt werden sollen und im Anschluss das Plenum in die Diskussion einbezogen werden soll. Der Zuhörer/innenkreis sollte möglichst so klein sein, dass jede/r vom eigenen Platz für alle verständlich sprechen kann. Saalmikrofone lassen in der Regel keine echte Diskussion zu, sind aber bei großen Veranstaltungen nicht zu vermeiden. Eine drahtlose Mikrofonanlage ist eine gute, aber leider teure Lösung.