Kofinanzierung

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Viele Projekte geraten aufgrund des Themas »Kofinanzierung« in Schwierigkeiten. In der Regel führt die Pflicht zur Erbringung einer Kofinanzierung eines Projekts dazu, dass Projektmanager/innen viel Zeit damit zubringen, diese Kofinanzierung zu konstruieren. Kurz: Kofinanzierung nervt. Und zwar gewaltig. Im schlimmsten Fall führen Fehler bei der Abrechnung der Kofinanzierung dazu, dass eine Organisation sehr viel Geld verliert und Menschen arbeitslos werden.

EU-Fördermittel müssen häufig kofinanziert werden. Aber auch manche Stiftungen verlangen eine Kofinanzierung. Wer die Kofinanzierung nicht erbringen kann, erhält auch keine Projektförderung. Was bedeutet Kofinanzierung?

Stellen Sie sich den Finanzplan eines Projekts vor. Die fördernde Einrichtung gibt Ihnen 100.000 Euro. Das sind die Einnahmen. Bei der Umsetzung des Projekts geben Sie Geld aus für Personal, Verbrauchsmaterialien und andere Dinge. Dies sind die Ausgaben. Nach dem Projekt müssen Sie in Form einer Abrechnung nachweisen, dass Sie diese 100.000 Euro tatsächlich ausgegeben haben. Manche Einrichtungen verwenden dafür hübsche Begriffe, wie »Verwendungsnachweis« oder »Mittelverwendungsberichterstattung«. Bei einem sozialen Projekt müssen die Einnahmen den Ausgaben entsprechen.

Wenn alle Einrichtungen auf diese Art und Weise Projekte fördern würden, dann wäre die Welt einfach. Aber jetzt kommt die Kofinanzierung ins Spiel, und damit wird die Sache kompliziert. Eine fördernde Einrichtung sagt zu einer Organisation: »Wenn Du bei uns eine Förderung von 100.000 Euro beantragen möchtest, dann geben wir Dir 75 % (75.000 Euro) davon. Die restlichen 25 % (25.000 Euro) sollen aus einer anderen Quelle kommen. Diese andere Quelle können Fördermittel von anderen Stiftungen oder Sponsoren sein, die das Projekt unterstützen. Oder, liebe Organisation, Du nimmst einfach das Geld, das Du auf Deinem Konto hast (Eigenmittel). Und bitte daran denken: Wenn Du diese 25 % Kofinanzierung nicht aufbringen kannst, dann kriegst Du die Förderung nicht. Und falls Du bei der Abrechnung eine zu geringe Summe an Kofinanzierung nachweist, werden wir Geld von Dir zurückverlangen.«

Die gemeinnützige Organisation bemerkt: »Aber wir haben keine 25.000 Euro auf dem Konto, die wir zusätzlich in das Projekt investieren können!« Daraufhin antwortet die fördernde Einrichtung: »Liebe Organisation, das ist nicht mein Problem. Vorschriften sind Vorschriften. So gehe denn in die Welt hinaus und treibe dieses Geld auf. Wenn Du es hast, dann komm wieder.« Dies ist ein Beispiel für eine Kofinanzierungsregel. Es gibt noch andere, kompliziertere Vorgaben für Kofinanzierung. Warum stellen die fördernden Einrichtungen so seltsame Forderungen?

Bei EU-Förderprogrammen steckt wohl der Wunsch dahinter, dass sich die Länder an der Projektförderung beteiligen. Dies ändert allerdings nichts an der Tatsache, dass in den meisten Fällen dieses »andere Geld« (in unserem Beispiel die fehlenden 25.000 Euro) einfach nicht da ist. Der Punkt der Erbringung von Kofinanzierung in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes ist übrigens in den Förderrichtlinien der Einrichtungen festgeschrieben und somit nicht verhandelbar.

Engagierte Projektmanager/innen ziehen tatsächlich los und versuchen, andere Einrichtungen zu überzeugen, Geld für das Projekt bereitzustellen. Manchmal haben sie dabei Erfolg, manchmal nicht. Andere Projektmanager/innen setzen sich mit ihrer Geschäftsführung zusammen und versuchen, die Kofinanzierung »auf dem Papier« zu erbringen. Sie rechnen bereits eingeworbene Projektmittel der Organisation in das neue Projekt »hinein«. Das klingt etwas ungewöhnlich, ist aber in vielen Fällen möglich und üblich. Die Organisationen greifen nach jedem Strohhalm, um die Kofinanzierung aufzubringen. Denn wer das nicht schafft, erhält auch keine Förderung. Es steht also einiges auf dem Spiel.

Das in den Abbildungen dargestellte Projektbudget hat es übrigens in sich. Stellen Sie sich vor, Sie finden tatsächlich eine Stiftung, die die fehlenden 25.000 Euro bereitstellt. Dann gratuliere ich Ihnen! Es war sicherlich gar nicht leicht, das zu erreichen. Das bedeutet allerdings für Sie als Projektmanager/in, dass Sie mit zwei fördernden Einrichtungen kommunizieren müssen. Sie müssen zwei Projektanträge stellen. Und Sie müssen das Projekt gegenüber zwei Einrichtungen abrechnen. Die erste Einrichtung gibt 75.000 Euro, möchte aber eine genaue Abrechnung der gesamten Projektausgaben (sprich: 100.000 Euro). Die zweite Einrichtung gibt 25.000 Euro und verlangt ebenfalls einen genauen Nachweis der Verwendung ihrer Fördermittel. Was nehmen Sie nun in den Antrag für die zweite Einrichtung auf? Die 25.000 Euro oder ebenfalls das gesamte Projekt? Und wie rechnen Sie das ab? An welche der beiden Einrichtungen schicken Sie die Originalbelege, wenn beide nach diesen verlangen? Hinzu kommt, dass die beiden fördernden Einrichtungen unterschiedliche Regeln für die Antragstellung und die Abrechnung haben. Zum Beispiel will die eine Einrichtung ein Projekt über einen Zeitraum von zwei Jahren fördern, die andere verlangt von Ihnen, das Projekt bis zum Ende des Jahres abgerechnet zu haben. Wenn Sie jetzt merken, dass sich Ihr Gehirn verknotet, dann kann ich Ihnen mitteilen: Dies ist leider erst der Anfang.

Falls Ihr Projekt lediglich von einer Einrichtung gefördert wird, die keine Kofinanzierung verlangt, dann freuen Sie sich. Bedanken Sie sich bei der Einrichtung dafür, dass sie Ihnen das Leben leicht macht. Sie können den Rest dieses Kapitels überspringen. Alle »von Kofinanzierung betroffenen« Projektmanager/innen müssen weiterlesen.