Projektziele

Betrachten wir noch einmal den oben erwähnten Umzug. Eine allgemeine Zielformulierung für dieses Projekt könnte lauten: Wir sind bis zum 31.01.2015 umgezogen. Das Management von Projekten profitiert allerdings von einer genaueren Beschreibung eines Ziels. Dies kann über die Formulierung von verschiedenen Aspekten eines Ziels oder von Unterzielen erfolgen: Wir haben bis zum 31.01.2015 unsere neue Wohnung renoviert, haben unsere Besitztümer in die neue Wohnung transportiert, die neue Wohnung provisorisch eingerichtet und die alte Wohnung besenrein an den Vermieter übergeben. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, ein Ziel zu formulieren, stellen Sie sich das Projektziel als einen Zustand vor, der erreicht sein wird: Der Umzug ist abgeschlossen, und Sie leben in der neuen Wohnung.

Wie entstehen Projektziele im gemeinnützigen Bereich? – Zum Beispiel dadurch, dass die Mitglieder einer Gruppe oder einer Initiative sich auf ein Projektziel einigen. Die Gruppe gibt sich selbst ein Projekt. Bei einer gemeinnützigen Organisation kann ein Projektziel gesetzt werden, indem eine Geschäftsführerin ihren Mitarbeiter/innen einen Auftrag gibt. Da es in beiden Szenarien keine externen Auftraggeber/innen gibt, kann die Gruppe (oder die Geschäftsführerin) ein Ziel ändern oder relativieren. Dies hat Vorteile, da es den Menschen, die für das Projekt verantwortlich sind, eine gewisse Flexibilität ermöglicht. Für das konkrete Projektmanagement kann es aber auch Nachteile haben. Denn gerade bei informellen Gruppen entsteht häufig eine gewisse Unverbindlichkeit, weil es keinen »Druck von außen« gibt, ein Ziel konsequent zu verfolgen und zu erreichen.

Bei einem geförderten Projekt ist das Projektziel in der Regel in einem Antrag formuliert worden, den die Einrichtung bewilligt hat. Dieser Antrag stellt die Grundlage für die Zusammenarbeit dar. Das Projektziel und die damit verbundenen Verpflichtungen können nicht nach Gutdünken geändert werden. Dies schränkt zum einen den Handlungsspielraum ein. Es hat andererseits positive Konsequenzen: Der Auftraggeber hat bestimmte Erwartungen und setzt bestimmte Rahmenbedingungen. Dies führt bei der Projektarbeit häufig zu einer höheren Verbindlichkeit. Falls Sie studiert haben, haben Sie vielleicht die Erfahrung gemacht, dass Sie bei der Arbeit an Ihrer Masterarbeit erst richtig »in die Gänge gekommen« sind, als die Abgabefrist immer näher rückte.

Zusammengefasst: Für das Management eines Projekts ist es vorteilhaft, wenn

• die Projektziele klar beschrieben sind
• sie allen Beteiligten bekannt sind
• sie eine hohe Verbindlichkeit haben

Die Formulierung von Projektzielen kann in ausführlicher schriftlicher Form erfolgen, z. B. im Rahmen der Arbeit an einem Projektantrag. Aber auch im Rahmen eines eigenen Projekts sollte eine Verein oder eine Gruppe versuchen, die Projektziele möglichst genau zu formulieren und sich darauf zu einigen, z. B. im Rahmen eines Arbeitsgruppen- oder Vorstandstreffens. Ein förmlicher Vorstandsbeschluss kann Projektzielen zusätzliche Verbindlichkeit verschaffen.